Un lot de vestes avec quatre combinaisons et sept tailles ne s'inventorie pas par cartons. La référence, la taille, la couleur, l'état et l'emballage sont les données qui permettent de savoir ce qu'il contient et ce qui peut être évalué. Ce guide explique comment inventorier le stock par référence avant l'enlèvement, avec le lot 163 comme cas réel.
Ce que signifie inventorier le stock par référence
Inventorier le stock par référence signifie regrouper les unités par le code qui identifie le produit et sa variante, et non par le contenant dans lequel elles sont rangées. Un carton peut contenir des tailles mélangées ; une référence, non. Lorsque l'inventaire se fait par référence, chaque ligne répond à une question précise : quel produit, en quelle couleur, en quelle taille, dans quel état et où.
Compter des cartons donne un total. Compter par référence donne la composition. Cette différence compte avant l'enlèvement : l'équipe qui évalue le lot doit savoir si les tailles sont complètes, si des combinaisons se répètent et si l'emballage permet de séparer les unités les unes des autres.
La référence est l'unité de discussion. Lorsque la feuille est organisée par référence, il est possible de parler d'unités, de variantes et d'état sans manipuler à nouveau le stock. C'est pourquoi le travail commence par séparer, et non par additionner.
Les données que doit comporter chaque référence
Chaque ligne de la feuille doit contenir au moins les données suivantes :
- Référence ou code interne. C'est l'identifiant qui se recoupe avec la fiche et avec le bon de livraison.
- Produit et variante. Modèle et couleur, écrits comme dans la fiche, afin qu'il n'existe pas deux façons de nommer la même chose.
- Taille. Dans le textile, ce n'est pas un attribut secondaire : une taille absente de la feuille est une unité qui ne sera plus retrouvée.
- Unités comptées. Le nombre est noté une seule fois, sur la ligne correspondante ; le total se calcule à la fin.
- État et emballage. Si l'unité est neuve, si elle conserve l'emballage d'origine et s'il existe des incidents.
- Localisation. L'endroit physique où se trouve le colis ou la référence, afin que l'enlèvement ne dépende pas de la mémoire.
Si l'une de ces données manque, la ligne ne peut pas être recoupée avec la fiche et suscite de nouveau des questions. La feuille cesse d'être un inventaire et devient une liste de cartons.
L'ordre des données n'est pas anodin : la référence et la variante identifient la ligne ; la taille et les unités la quantifient ; l'état, l'emballage et la localisation permettent de la retrouver. Si l'on note d'abord le total puis la composition, une taille peut facilement rester sans ligne.
Le cas du lot 163 : 4 combinaisons et 7 tailles
La fiche du lot 163 permet de voir comment se décompose une référence textile. Voici les données du catalogue :
| Référence | GL-R09-ELEVATE |
|---|---|
| Produit | Vestes Elevate Tincup légères (homme et femme) |
| Combinaisons | Homme orange, Homme noir, Femme orange et Femme noir |
| Tailles | XS, S, M, L, XL, XXL et 3XL |
| Caractéristiques | Fermeture à glissière intégrale, capuche, poignets élastiques, bas avec cordon réglable, poches latérales zippées et des détails haute visibilité. Le vêtement résiste au vent et à la pluie et reste respirant. |
| État | Neuf, emballage d'origine |
| Localisation | Espagne |
Le tableau décrit la composition du produit, non le contenu de l'entrepôt. Quatre combinaisons et sept tailles n'impliquent pas que toutes les combinaisons soient complètes : c'est ce que confirme l'inventaire. La feuille doit croiser chaque combinaison avec chaque taille et noter ce qui existe réellement ; si une combinaison est absente, il en est fait mention.
L'état et la localisation complètent la lecture. Un lot neuf, en emballage d'origine et en Espagne, s'inventorie comme un autre : référence par référence, taille par taille. La différence tient à ce que le textile impose de séparer les tailles dès la première minute ; si elles sont mélangées, le comptage est à refaire.
En pratique, la feuille s'organise comme un tableau : une ligne par combinaison et par taille, et une colonne pour les unités comptées. Les combinaisons absentes sont notées comme zéro ou comme manquantes, afin que l'absence soit elle aussi documentée. Ainsi, lorsque le lot est révisé, il n'est pas nécessaire de deviner si une taille n'existe pas ou n'a pas été comptée.
Comment préparer l'inventaire avant l'enlèvement
L'ordre des étapes importe moins que le fait de séparer physiquement. Ces cinq points aident à ne rien laisser en suspens :
- Séparez par référence. Regroupez modèle et couleur ; laissez les tailles à l'intérieur de chaque groupe.
- Comptez par taille. Notez les unités par référence et par taille ; ne passez à la suivante qu'après avoir terminé la précédente.
- Vérifiez l'état et l'emballage. Mettez de côté les unités présentant des incidents et notez-les sur la même ligne.
- Étiquetez. Chaque colis doit porter la référence et la taille ; si un colis mélange des tailles, il est ouvert.
- Clôturez la feuille. Vérifiez qu'aucun carton ne reste sans ligne et que chaque ligne comporte bien ses six données.
- XS
- S
- M
- L
- XL
- XXL
- 3XL
Les lignes sont cochées en séquence. Les quantités par taille sont apportées par le comptage.
La figure résume le travail : quatre combinaisons et sept tailles qui sont cochées en séquence. Elle n'indique pas de quantités par taille ; celles-ci sont apportées par le comptage. La feuille sert à organiser le travail, et non à le remplacer.
Les erreurs qui retardent l'évaluation
Certaines erreurs se répètent lorsque l'inventaire se fait dans la précipitation :
- Compter les cartons sans les ouvrir. Le total peut être juste et la ventilation fausse.
- Mélanger des tailles sur la même ligne. Ensuite, on ne sait plus quelle taille manque.
- Ne pas documenter l'état. Une unité dont l'emballage est ouvert ne se lit pas comme une unité en emballage d'origine.
- Laisser des références sans nom. Un carton sans code oblige à l'ouvrir une nouvelle fois.
- Ne pas séparer les incidents. Ce qui n'est pas en état se mélange avec ce qui l'est.
Aucune de ces erreurs ne se corrige sans manipuler à nouveau le stock. C'est pourquoi il convient de terminer la feuille avant l'enlèvement, et non pendant.
La feuille sert à séparer ce qui peut être évalué de ce qui demande une vérification. Un incident noté sur sa ligne évite que le problème soit découvert à la fin, lorsque le lot est déjà préparé pour l'enlèvement.
Étape suivante : l'évaluation
Vendre des excédents de stock sans une feuille ordonnée oblige à refaire l'inventaire. Une fois la feuille terminée, l'évaluation s'appuie sur des données : composition, variantes, état et localisation. Sur où vendre mon stock figurent les réponses aux questions habituelles du vendeur : ce qui est évalué, comment l'opération se conclut et ce qu'il advient du stock qui ne se vend pas.
L'équipe examine la feuille et le lot ; si une donnée manque, elle est demandée avant de déplacer quoi que ce soit. Une feuille complète évite des questions et laisse l'évaluation à qui peut la résoudre.
La vérification ne remplace pas l'inventaire : elle le contrôle. Si la feuille et le lot concordent, la discussion porte sur l'évaluation ; s'ils ne concordent pas, la correction intervient avant de poursuivre.
Questions fréquentes
Pourquoi inventorier par référence et non par cartons ?
Parce qu'un carton peut mélanger des tailles et une référence, non. L'inventaire par référence sépare produit, couleur, taille et état, et permet de vérifier ce qui existe avant l'enlèvement. Compter des cartons donne un total ; compter des références donne la composition. Cette différence évite d'ouvrir le lot deux fois et permet de parler d'unités précises. C'est la base pour terminer la feuille sans recompter.
Quelles données doit comporter chaque ligne de l'inventaire ?
Référence, produit et variante, taille, unités comptées, état, emballage et localisation. Si l'une manque, la ligne ne peut pas être recoupée avec la fiche et suscite de nouveau des questions. Notez le nombre une seule fois et calculez le total à la fin ; la feuille peut ainsi être révisée sans manipuler à nouveau le stock. La feuille terminée est celle qui accompagne l'enlèvement.
Pour aller plus loin
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