Inventariar stock por referência antes da recolha

Um lote de casacos com quatro combinações e sete tamanhos não se inventaria por caixas. A referência, o tamanho, a cor, o estado e a embalagem são os dados que permitem saber o que existe e o que se pode avaliar. Este guia explica como inventariar stock por referência antes da recolha, com o lote 163 como caso real.

4combinações: homem e mulher em laranja ou preto

7tamanhos, de XS a 3XL

O que significa inventariar stock por referência

Inventariar o stock por referência significa agrupar as unidades pelo código que identifica o produto e a sua variante, e não pelo recipiente onde estão guardadas. Uma caixa pode conter tamanhos misturados; uma referência, não. Quando o inventário é feito por referência, cada linha responde a uma pergunta concreta: que produto é, de que cor, em que tamanho, em que estado e onde está.

Contar caixas dá um total. Contar por referência dá a composição. Essa diferença importa antes da recolha: a equipa que avalia o lote precisa de saber se os tamanhos estão completos, se há combinações repetidas e se a embalagem permite separar umas unidades das outras.

A referência é a unidade de conversa. Quando a folha está ordenada por referência, pode falar-se de unidades, de variantes e de estado sem voltar a manipular o stock. Por isso o trabalho começa por separar, e não por somar.

Os dados que cada referência deve conter

Cada linha da folha deve conter, no mínimo, estes dados:

• Referência ou código interno. É o identificador que se cruza com a ficha e com a guia de remessa.
• Produto e variante. Modelo e cor, escritos tal como na ficha, para que não existam duas formas de nomear o mesmo.
• Tamanho. No setor têxtil não é um atributo menor: um tamanho fora da folha é uma unidade que depois não se encontra.
• Unidades contadas. O número é registado uma vez, na linha que lhe corresponde; o total calcula-se no fim.
• Estado e embalagem. Se a unidade é nova, se mantém a embalagem original e se há incidências.
• Localização. O local físico onde está o volume ou a referência, para que a recolha não dependa da memória.

Se faltar um destes dados, a linha não se pode cruzar com a ficha e volta a gerar perguntas. A folha deixa de ser um inventário e passa a ser uma lista de caixas.

A ordem dos dados não é casual: a referência e a variante identificam a linha; o tamanho e as unidades quantificam-na; o estado, a embalagem e a localização permitem encontrá-la. Se se registar primeiro o total e depois a composição, é fácil que um tamanho fique sem linha.

O caso do lote 163: 4 combinações e 7 tamanhos

A ficha do lote 163 permite ver como se decompõe uma referência têxtil. Estes são os dados do catálogo:

A tabela descreve a composição do produto, e não o conteúdo do armazém. Quatro combinações e sete tamanhos não implicam que todas as combinações estejam completas: é isso que o inventário confirma. A folha deve cruzar cada combinação com cada tamanho e registar o que existe realmente; se uma combinação não aparecer, fica registada a ausência.

O estado e a localização completam a leitura. Um lote novo, em embalagem original e em Espanha, inventaria-se da mesma forma que qualquer outro: referência a referência, tamanho a tamanho. A diferença está em que o têxtil obriga a separar tamanhos desde o primeiro minuto; se forem misturados, a contagem tem de ser refeita.

Na prática, a folha organiza-se como uma tabela: uma linha por combinação e tamanho, e uma coluna para as unidades contadas. As combinações que não apareçam marcam-se como zero ou como ausentes, para que a ausência fique também documentada. Assim, quando o lote for revisto, não é preciso adivinhar se um tamanho não existe ou não foi contado.

Como preparar o inventário antes da recolha

A ordem dos passos importa menos do que a separação física. Estes cinco ajudam a não deixar pontas soltas:

1. Separe por referência. Agrupe modelo e cor; deixe os tamanhos dentro de cada grupo.
2. Conte por tamanho. Registe as unidades por referência e tamanho; não passe à seguinte até fechar a anterior.
3. Reveja estado e embalagem. Separe as unidades com incidências e registe-as na mesma linha.
4. Etiquete. Cada volume deve levar a referência e o tamanho; se um volume misturar tamanhos, abre-se.
5. Feche a folha. Verifique que não fica nenhuma caixa sem linha e que cada linha tem os seus seis dados.

Homem laranja Homem preto Mulher laranja Mulher preto

• XS
• S
• M
• L
• XL
• XXL
• 3XL

As linhas marcam-se em sequência. As quantidades por tamanho são acrescentadas pela contagem.

A figura resume o trabalho: quatro combinações e sete tamanhos que vão sendo marcados em sequência. Não mostra quantidades por tamanho; essas são dadas pela contagem. A folha serve para organizar o trabalho, e não para o substituir.

Erros que atrasam a avaliação

Há erros que se repetem quando o inventário é feito com pressa:

• Contar caixas sem as abrir. O total pode bater certo e o detalhe não.
• Misturar tamanhos na mesma linha. Depois não se sabe que tamanho falta.
• Não documentar o estado. Uma unidade com a embalagem aberta não se lê da mesma forma que uma com a embalagem original.
• Deixar referências sem nome. Uma caixa sem código obriga a abri-la outra vez.
• Não separar as incidências. O que não está em condições mistura-se com o que está.

Nenhum destes erros se corrige sem voltar a manipular o stock. Por isso convém fechar a folha antes da recolha, e não durante.

A folha serve para separar o que se pode avaliar do que precisa de uma revisão. Uma incidência registada na sua linha evita que o problema seja descoberto no fim, quando o lote já está preparado para a recolha.

Passo seguinte: a avaliação

Vender excedentes de stock sem uma folha organizada obriga a refazer o inventário. Com a folha fechada, a avaliação apoia-se em dados: composição, variantes, estado e localização. Em onde vendo o meu stock estão as respostas às dúvidas habituais do vendedor: o que se avalia, como se fecha a operação e o que acontece ao stock que não se vende.

A equipa revê a folha e o lote; se faltar um dado, é pedido antes de mover o stock. Uma folha completa evita perguntas e deixa a avaliação nas mãos de quem a pode resolver.

A revisão não substitui o inventário: confirma-o. Se a folha e o lote coincidirem, a conversa centra-se na valorização; se não coincidirem, corrige-se antes de continuar.

Perguntas frequentes

Por que motivo inventariar por referência e não por caixas?

Porque uma caixa pode misturar tamanhos e uma referência não. O inventário por referência separa produto, cor, tamanho e estado, e permite comprovar o que existe antes da recolha. Contar caixas dá um total; contar referências dá a composição. Essa diferença evita abrir o lote duas vezes e permite falar de unidades concretas. É essa a base para fechar a folha sem recontar.

Que dados deve ter cada linha do inventário?

Referência, produto e variante, tamanho, unidades contadas, estado, embalagem e localização. Se faltar um, a linha não se pode cruzar com a ficha e volta a gerar perguntas. Registe o número uma só vez e calcule o total no fim; assim a folha pode ser revista sem voltar a manipular o stock. A folha fechada é a que se leva para a recolha.

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