Un lote de chaquetas con cuatro combinaciones y siete tallas no se inventaría por cajas. La referencia, la talla, el color, el estado y el embalaje son los datos que permiten saber qué hay y qué se puede valorar. Esta guía explica cómo inventariar stock por referencia antes de la recogida, con el lote 163 como caso real.
geras (hombre y mujer), cuatro combinaciones.
Qué significa inventariar stock por referencia
Inventariar el stock por referencia significa agrupar las unidades por el código que identifica el producto y su variante, no por el continente en el que están guardadas. Una caja puede contener tallas mezcladas; una referencia, no. Cuando el inventario se hace por referencia, cada línea responde a una pregunta concreta: qué producto es, en qué color, en qué talla, en qué estado y dónde está.
Contar cajas da un total. Contar por referencia da la composición. Esa diferencia importa antes de la recogida: el equipo que valora el lote necesita saber si las tallas están completas, si hay combinaciones repetidas y si el embalaje permite separar unas unidades de otras.
La referencia es la unidad de conversación. Cuando la hoja está ordenada por referencia, se puede hablar de unidades, de variantes y de estado sin volver a manipular el stock. Por eso el trabajo empieza por separar, no por sumar.
Los datos que debe llevar cada referencia
Cada línea de la hoja debe contener, al menos, estos datos:
- Referencia o código interno. Es el identificador que se cruza con la ficha y con el albarán.
- Producto y variante. Modelo y color, escritos igual que en la ficha, para que no haya dos formas de nombrar lo mismo.
- Talla. En textil no es un atributo menor: una talla fuera de la hoja es una unidad que después no se encuentra.
- Unidades contadas. El número se anota una vez, en la línea que le corresponde; el total se calcula al final.
- Estado y embalaje. Si la unidad es nueva, si conserva el embalaje original y si hay incidencias.
- Ubicación. El lugar físico donde está el bulto o la referencia, para que la recogida no dependa de la memoria.
Si falta uno de estos datos, la línea no se puede cruzar con la ficha y vuelve a generar preguntas. La hoja deja de ser un inventario y se convierte en una lista de cajas.
El orden de los datos no es casual: la referencia y la variante identifican la línea; la talla y las unidades la cuantifican; el estado, el embalaje y la ubicación permiten encontrarla. Si se anota primero el total y después la composición, es fácil que una talla quede sin fila.
El caso del lote 163: 4 combinaciones y 7 tallas
La ficha del lote 163 permite ver cómo se descompone una referencia de textil. Estos son los datos del catálogo:
| Referencia | GL-R09-ELEVATE |
|---|---|
| Producto | Chaquetas Elevate Tincup ligeras (hombre y mujer) |
| Combinaciones | Hombre naranja, Hombre negro, Mujer naranja y Mujer negro |
| Tallas | XS, S, M, L, XL, XXL y 3XL |
| Características | Cremallera completa, capucha, puños elásticos, bajo con cordón ajustable, bolsillos laterales con cremallera y detalles de alta visibilidad. Resiste el viento y la lluvia y transpira. |
| Estado | Nuevo, embalaje original |
| Ubicación | España |
La tabla describe la composición del producto, no el contenido del almacén. Cuatro combinaciones y siete tallas no implican que todas las combinaciones estén completas: eso es lo que confirma el inventario. La hoja debe cruzar cada combinación con cada talla y anotar lo que hay realmente; si una combinación no aparece, se deja constancia.
El estado y la ubicación completan la lectura. Un lote nuevo, en embalaje original y en España, se inventaría igual que cualquier otro: referencia a referencia, talla a talla. La diferencia está en que el textil obliga a separar tallas desde el primer minuto; si se mezclan, el recuento se vuelve a hacer.
En la práctica, la hoja se organiza como una tabla: una fila por combinación y talla, y una columna para las unidades contadas. Las combinaciones que no aparezcan se marcan como cero o como ausentes, para que la ausencia también quede documentada. Así, cuando el lote se revise, no hay que adivinar si una talla no existe o no se contó.
Cómo preparar el inventario antes de la recogida
El orden de los pasos importa menos que la separación física. Estos cinco ayudan a no dejar cabos sueltos:
- Separe por referencia. Agrupe modelo y color; deje las tallas dentro de cada grupo.
- Cuente por talla. Anote las unidades por referencia y talla; no pase a la siguiente hasta cerrar la anterior.
- Revise estado y embalaje. Aparte las unidades con incidencias y anótelas en la misma línea.
- Etiquete. Cada bulto debe llevar la referencia y la talla; si un bulto mezcla tallas, se abre.
- Cierre la hoja. Repase que no queda ninguna caja sin línea y que cada línea tiene sus seis datos.
- XS
- S
- M
- L
- XL
- XXL
- 3XL
Las filas se marcan en secuencia. Las cantidades por talla las añade el recuento.
La figura resume el trabajo: cuatro combinaciones y siete tallas que se van marcando en secuencia. No muestra cantidades por talla; esas las pone el recuento. La hoja sirve para ordenar el trabajo, no para sustituirlo.
Errores que retrasan la tasación
Hay errores que se repiten cuando el inventario se hace con prisa:
- Contar cajas sin abrirlas. El total puede cuadrar y el desglose no.
- Mezclar tallas en la misma línea. Después no se sabe qué talla falta.
- No documentar el estado. Una unidad con el embalaje abierto no se lee igual que una con el embalaje original.
- Dejar referencias sin nombre. Una caja sin código obliga a abrirla otra vez.
- No separar las incidencias. Lo que no está en condiciones se mezcla con lo que sí lo está.
Ninguno de estos errores se corrige sin volver a manipular el stock. Por eso conviene cerrar la hoja antes de la recogida, no durante.
La hoja sirve para separar lo que se puede valorar de lo que necesita una revisión. Una incidencia anotada en su línea evita que el problema se descubra al final, cuando el lote ya está preparado para la recogida.
Siguiente paso: la tasación
Vender excedentes de stock sin una hoja ordenada obliga a rehacer el inventario. Con la hoja cerrada, la tasación se apoya en datos: composición, variantes, estado y ubicación. En dónde vendo mi stock están las respuestas a las dudas habituales del vendedor: qué se valora, cómo se cierra la operación y qué pasa con el stock que no se vende.
El equipo revisa la hoja y el lote; si falta un dato, se pide antes de mover nada. Una hoja completa evita preguntas y deja la tasación en manos de quien puede resolverla.
La revisión no sustituye al inventario: lo comprueba. Si la hoja y el lote coinciden, la conversación se centra en la valoración; si no coinciden, se corrige antes de continuar.
Preguntas frecuentes
¿Por qué inventariar por referencia y no por cajas?
Porque una caja puede mezclar tallas y una referencia no. El inventario por referencia separa producto, color, talla y estado, y permite comprobar qué hay antes de la recogida. Contar cajas da un total; contar referencias da la composición. Esa diferencia evita abrir el lote dos veces y permite hablar de unidades concretas. Esa es la base para cerrar la hoja sin recontar.
¿Qué datos debe llevar cada línea del inventario?
Referencia, producto y variante, talla, unidades contadas, estado, embalaje y ubicación. Si falta uno, la línea no se puede cruzar con la ficha y vuelve a generar preguntas. Anote el número una sola vez y calcule el total al final; así la hoja se puede revisar sin volver a manipular el stock. La hoja cerrada es la que se lleva a la recogida.
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Equipo de Marketing · Ganga Lotes S.L.
“Stock que se mueve. Margen que se recupera.”
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