جرد المخزون بحسب المرجع قبل الاستلام

دفعة من السترات بأربع تشكيلات وسبعة مقاسات لا تُجرد بالصناديق. فالمرجع والمقاس واللون والحالة والتغليف هي البيانات التي تتيح معرفة ما هو موجود وما يمكن تقييمه. ويوضح هذا الدليل كيف تجردون المخزون بحسب المرجع قبل الاستلام، مع الدفعة 163 كحالة واقعية.

4تشكيلات: رجال ونساء بالبرتقالي أو الأسود

7مقاسات، من XS إلى 3XL

ماذا يعني جرد المخزون بحسب المرجع

جرد المخزون بحسب المرجع يعني تجميع الوحدات بحسب الرمز الذي يعرّف المنتج والمتغير الخاص به، لا بحسب الحاوية التي تُخزَّن فيها. فقد يضم الصندوق الواحد مقاسات مختلطة؛ أما المرجع الواحد فلا. وعندما يُجرى الجرد بحسب المرجع، يجيب كل سطر عن سؤال محدد: ما هو المنتج، وبأي لون، وبأي مقاس، وفي أي حالة، وأين يوجد.

عدّ الصناديق يعطي إجماليًا. أما العدّ بحسب المرجع فيعطي التركيبة. وهذا الفرق مهم قبل الاستلام: فالفريق الذي يقيّم الدفعة يحتاج إلى معرفة ما إذا كانت المقاسات كاملة، وما إذا كانت هناك تشكيلات مكررة، وما إذا كان التغليف يتيح فصل الوحدات بعضها عن بعض.

المرجع هو وحدة التواصل. فحين تكون الورقة مرتبة بحسب المرجع، يمكن الحديث عن الوحدات والمتغيرات والحالة دون إعادة مناولة المخزون. ولذلك يبدأ العمل بالفصل، لا بالجمع.

البيانات التي يجب أن يتضمنها كل مرجع

يجب أن يتضمن كل سطر في الورقة، على الأقل، البيانات التالية:

• المرجع أو الرمز الداخلي. هو المعرّف الذي يُطابَق مع البطاقة ومع إشعار التسليم.
• المنتج والمتغير. الطراز واللون، مكتوبان كما في البطاقة، حتى لا يكون للشيء الواحد اسمان.
• المقاس. في المنسوجات ليس سمة ثانوية: فالمقاس غير المسجل في الورقة وحدة لا يمكن العثور عليها لاحقًا.
• الوحدات المعدودة. يُدوَّن الرقم مرة واحدة، في السطر الذي يخصه؛ ويُحسب الإجمالي في النهاية.
• الحالة والتغليف. هل الوحدة جديدة، وهل تحتفظ بتغليفها الأصلي، وهل توجد ملاحظات.
• الموقع. المكان الفعلي الذي توجد فيه الطردة أو المرجع، حتى لا يعتمد الاستلام على الذاكرة.

إذا غاب أحد هذه البيانات، فلا يمكن مطابقة السطر مع البطاقة ويعود ليطرح أسئلة من جديد. وحينها تكفّ الورقة عن أن تكون جردًا وتصبح قائمة صناديق.

ترتيب البيانات ليس عشوائيًا: فالمرجع والمتغير يعرّفان السطر؛ والمقاس والوحدات يحددان كميته؛ والحالة والتغليف والموقع تتيح العثور عليه. وإذا دُوِّن الإجمالي أولًا ثم التركيبة، فمن السهل أن يبقى مقاس دون سطر.

حالة الدفعة 163: 4 تشكيلات و7 مقاسات

تتيح بطاقة الدفعة 163 رؤية كيفية تفكيك مرجع من المنسوجات. وهذه بيانات الكتالوج:

يصف الجدول تركيبة المنتج، لا محتوى المخزن. فأربع تشكيلات وسبعة مقاسات لا تعني أن جميع التشكيلات كاملة: وهذا ما يؤكده الجرد. ويجب أن تُطابِق الورقةُ كل تشكيل مع كل مقاس وأن تدوّن ما يوجد فعلاً؛ وإذا لم يظهر تشكيل ما، يُسجَّل ذلك.

الحالة والموقع يكملان القراءة. فدفعة جديدة، في تغليفها الأصلي وفي إسبانيا، تُجرد كأي دفعة أخرى: مرجعًا مرجعًا، ومقاسًا مقاسًا. والفرق أن المنسوجات تفرض فصل المقاسات من الدقيقة الأولى؛ وإذا اختلطت، يُعاد العد من جديد.

عمليًا، تُنظَّم الورقة كجدول: سطر لكل تشكيل ومقاس، وعمود للوحدات المعدودة. والتشكيلات التي لا تظهر تُعلَّم بصفر أو كغائبة، حتى يُوثَّق الغياب أيضًا. وهكذا، عند مراجعة الدفعة، لا حاجة للتخمين: هل المقاس غير موجود أم لم يُعدّ.

كيف تحضّرون الجرد قبل الاستلام

ترتيب الخطوات أقل أهمية من الفصل الفعلي. وهذه الخطوات الخمس تساعد على عدم ترك أمور معلّقة:

1. افصلوا بحسب المرجع. اجمعوا الطراز واللون؛ واتركوا المقاسات داخل كل مجموعة.
2. عدّوا بحسب المقاس. دوّنوا الوحدات بحسب المرجع والمقاس؛ ولا تنتقلوا إلى التالي حتى تغلقوا السابق.
3. راجعوا الحالة والتغليف. اعزلوا الوحدات التي بها ملاحظات ودوّنوها في السطر نفسه.
4. ضعوا البطاقات. يجب أن تحمل كل طردة المرجع والمقاس؛ وإذا خلطت طردة مقاسات، فتُفتح.
5. أغلقوا الورقة. راجعوا ألا يبقى صندوق دون سطر وأن كل سطر يتضمن بياناته الست.

رجال برتقالي رجال أسود نساء برتقالي نساء أسود

• XS
• S
• M
• L
• XL
• XXL
• 3XL

تُعلَّم الأسطر بالتتابع، وكميات كل مقاس يضيفها العدّ.

تلخّص الصورة العمل: أربع تشكيلات وسبعة مقاسات تُعلَّم بالتتابع. وهي لا تُظهر الكميات لكل مقاس؛ فهذه يضعها العدّ. والورقة تُستخدم لتنظيم العمل، لا لتحلّ محله.

أخطاء تؤخر التقييم

هناك أخطاء تتكرر عندما يُجرى الجرد على عجل:

• عدّ الصناديق دون فتحها. فقد يستقيم الإجمالي ولا يستقيم التفصيل.
• خلط المقاسات في السطر نفسه. بعده لا يُعرف أي مقاس ناقص.
• عدم توثيق الحالة. الوحدة التي فُتح تغليفها لا تُقرأ كما تُقرأ وحدة بتغليف أصلي.
• ترك مراجع دون اسم. الصندوق بلا رمز يفرض فتحه مرة أخرى.
• عدم عزل الملاحظات. ما ليس في حالة جيدة يختلط بما هو في حالة جيدة.

لا يُصحَّح أي من هذه الأخطاء دون إعادة مناولة المخزون. ولذلك يُستحسن إغلاق الورقة قبل الاستلام، لا أثناءه.

الورقة تخدم فصل ما يمكن تقييمه عمّا يحتاج إلى مراجعة. فالملاحظة المدوّنة في سطرها تمنع اكتشاف المشكلة في النهاية، حين تكون الدفعة قد أصبحت جاهزة للاستلام.

الخطوة التالية: التقييم

بيع فوائض المخزون دون ورقة مرتبة يفرض إعادة الجرد. أما مع ورقة مغلقة، فيستند التقييم إلى بيانات: التركيبة والمتغيرات والحالة والموقع. وفي أين أبيع مخزوني توجد إجابات عن الأسئلة المعتادة للبائع: ما الذي يُقيَّم، وكيف تُغلق العملية، وماذا يحدث بالمخزون الذي لا يُباع.

يراجع الفريق الورقة والدفعة؛ وإذا غاب بيان، يُطلب قبل تحريك أي شيء. فالورقة الكاملة تجنّبكم الأسئلة وتترك التقييم لمن يستطيع إنجازه.

المراجعة لا تحلّ محل الجرد: بل تتحقق منه. فإذا تطابقت الورقة والدفعة، تركّز المحادثة على التقييم؛ وإذا لم تتطابقا، تُصحَّح قبل المتابعة.

الأسئلة الشائعة

لماذا الجرد بحسب المرجع لا بحسب الصناديق؟

لأن الصندوق قد يخلط المقاسات، أما المرجع الواحد فلا. فالجرد بحسب المرجع يفصل المنتج واللون والمقاس والحالة، ويتيح التحقق مما يوجد قبل الاستلام. وعدّ الصناديق يعطي إجماليًا؛ أما عدّ المراجع فيعطي التركيبة. وهذا الفرق يمنع فتح الدفعة مرتين ويتيح الحديث عن وحدات محددة. وهذا هو الأساس لإغلاق الورقة دون إعادة عد.

ما البيانات التي يجب أن يتضمنها كل سطر في الجرد؟

المرجع، والمنتج والمتغير، والمقاس، والوحدات المعدودة، والحالة، والتغليف، والموقع. وإذا غاب أحدها، لا يمكن مطابقة السطر مع البطاقة ويعود ليطرح أسئلة. دوّنوا الرقم مرة واحدة واحسبوا الإجمالي في النهاية؛ وهكذا يمكن مراجعة الورقة دون إعادة مناولة المخزون. والورقة المغلقة هي التي تُحمل إلى الاستلام.

تابعوا القراءة

• كيف تقيّمون دفعة مخزون
• القباقيب الصحية بالجملة
• بيع المخزون
• أين أبيع مخزوني